در شرکت‌های مدرن امروزی ابزارهای الکترونیکی جایگزین ارتباطات سنتی شده‌اند و با وجود پیام‌رسان‌های داخلی و خارجی همچنان ایمیل یکی از بهترین و رسمی‌ترین راه‌ها برای برقراری ارتباط به ویژه در ارتباطات کاری و رسمی محسوب میشود. امروزه داشتن ایمیل سازمانی برای هر سازمان و کسب‌و‌کاری ضروری است تا نامه‌نگاری بین افراد سازمان، مدیران و کارکنان از طریق آن انجام شود. در این مقاله با ما همراه باشید تا پس از تعریف ایمیل سازمانی به کاربردها و مراحل ساخت آن بپردازیم و در ادامه مزایای استفاده از ایمیل شرکتی را بیان خواهیم کرد.
ایمیل سازمانی چیست
از مهم‌ترین و کاربردی‌ترین سرویس‌های مهم هر سازمانی، سرویس ایمیل است. تمامی افراد می‌توانند با مراجعه به شرکت‌های ارائه‌دهنده ایمیل چون یاهو و گوگل یک آدرس ایمیل برای خود ایجاد کنند. آدرس ایمیلی که توسط گوگل ساخته میشود به صورت companyname@gmail.com می‌باشد. اما شما می‌توانید بجای عبارت @gmail.com نام دامنه سازمان یا برند خود را قرار دهید. فرمت نام ایمیل اختصاصی معمولأ به شکل زیر است : info@yourdomain.com که بعد از قرار گرفتن @ شما باید آدرس دامین یا دامنه سازمان خود را قرار دهید تا ایمیل مختص سازمان شما طراحی شود. به این نوع ایمیل که باید روی یک هاست و دامنه ساخته شود، ایمیل سازمانی گفته میشود. ایمیل اختصاصی نوعی ایمیل درون شبکه یا درون سازمانی است که مختص به یک سازمان و شرکت می‌باشد که شامل نام دامنه یا نام برند تجاری شماست. استفاده از این نوع ایمیل به نوعی سند اعتبار یک سازمان محسوب میشود.
کاربرد ایمیل سازمانی
با بکارگیری سرویس ایمیل سازمانی تمامی مکاتبات از طریق ایمیل انجام میشود که علاوه بر صرفه‌جویی در هزینه‌های شرکت و حفظ محیط زیست، امکان دسترسی به تمامی نامه‌ها از داخل و خارج شرکت امکان‌پذیر می‌باشد از دیگر مزایای ایمیل اختصاصی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
افزایش اعتبار سازمان
اعتماد کردن به ایمیل های سرویس دهنده‌های جهانی کمی سخت است در حالی‌که ایمیل سازمانی کاملا مشخص است که از طرف چه کسب‌و‌کاری ارسال شده است. داشتن ایمیل شرکتی این حس را به کاربران منتقل می‌کند که با مجموعه‌ای حرفه‌ای مواجه هستند. ایمیل اختصاصی نزد کاربران از اعتبار بیشتری برخوردار است به همین دلیل مردم راحت‌تر به سازمان شما اعتماد می‌کنند.
دسته‌بندی بخش‌های مختلف سازمان
در سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ جهت اطلاع‌رسانی به کارمندان و مشتریان درباره مسائل مربوط به کار از ایمیل استفاده میشود و کارمندان از این طریق از برنامه‌ها و کارهای محول‌شده مطلع می‌شوند. با داشتن ایمیل سازمانی امکان اطلاع رسانی به کلیه کارمندان سازمان در مواقع ارسال یک خبر فوری به آنها راحت‌تر بوده و دسته‌بندی واحدهای سازمان آسان‌تر شده وبخش‌هایی مانند مدیریت، فروش، پشتیبانی و غیره هر یک دارای ایمیل شرکتی مختص به خود خواهند بود. همچنین با اختصاص یک ایمیل ویژه به هر یک از بخش‌های سازمان کمک بزرگی به مدیریت مجموعه و تقسیم کارها میشود.
کاهش هزینه‌ها
با حذف نامه‌های کاغذی علاوه بر کاهش هزینه موادمصرفی هزینه استفاده از نیروی انسانی جهت دریافت و تحویل نامه نیز کاهش یافته در نتیجه هزینه ارتباطات داخل سازمان هم به دلیل برخورداری از قابلیت به اشتراک‌گذاری مستندات بسیار کاهش پیدا می‌کند. از طرفی با حذف هزینه‌های مربوط به کاغذ و نامه‌نگاری به حفظ محیط‌زیست هم کمک می‌کند.
افزایش امنیت
سرویس ایمیل جزو سرویس‌های حیاتی هر سازمانی است. حفاظت ازپیام‌ها و اطلاعات در سیستم‌های دیجیتال نسبت به سیستم کاغذی از ضریب اطمینان بالاتری برخوردار است. با طراحی لایه‌های امنیتی و رمزگذاری فایل‌ها، امکان نفوذ بیگانگان در این سیستم‌ها بسیار کمتر از سیستم‌های سنتی است.
مراحل ساخت ایمیل سازمانی
سرویس ایمیل سازمانی بصورت اختصاصی با هدف فراهم کردن بستر ایمیل رسمی و حرفه‌ای برای یک سازمان یا شرکت ایجاد میشود. برای ساخت ایمیل شرکتی جهت ارتقا کسبوکار خود می‌توانید از چندین روش مختلف استفاده کنید.
استفاده از ایمیل تحت هاست
یکی از روش‌ها برای ارسال و دریافت ایمیل خرید هاست و استفاده از سرویس‌دهنده ایمیل تحت هاست است. برای راه‌ندازی سرویس ایمیل در این روش، لازم است ابتدا هاست خریداری شود و سپس در تنظیمات مربوط به پنل هاست، امکان تعریف تعدادی ایمیل در اختیار خریدار قرار بگیرد. البته این روش برای سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ توصیه نمی‌شود. زیرا سرویس ایمیلی که تحت هاست عرضه میشود، یک سرویس جانبی بوده و امکانات بسیار اندک و ابتدایی دارد و در صورت ایجاد مشکل، رفع آن به عهده خود شرکت‌ها خواهد بود. برخی از شرکت‌های هاستینگ به همراه سرویس‌های خود پشتیبانی ارائه نمی‌دهند که در همان ابتدا شاید این کمبود به نظر شما نیاید، اما زمانی که با مشکلی مواجه شوید، ممکن است به علت نبود پشتیبانی هزینه‌ی زیادی متحمل شوید. علاوه بر ان برخی شرکت ها به صورت اختصاصی هاست ایمیل ارائه می کنند.
استفاده از ابزارهای متن‌باز
سرویس‌های ایمیل متن باز، ابزارهایی هستند که در اختیار همه قرار دارند. در این روش، شرکت‌ها باید ابتدا هاست یا میزبان خریداری کرده و سپس یک نرم‌افزار سرویس ایمیل را انتخاب و دانلود نمایند. کد این ابزارها در اینترنت در دسترس است و می‌توانید پس از دریافت روی هاست خود نصب کنید. با توجه به ماهیت متن باز بودن این نوع سرویس‌ها، تمامی کارهای نصب، راه‌اندازی و راهبری را باید خودتان انجام دهید و تمامی مسئولیت‌های پشتیبانی از سرویس هم به‌عهده سازمان است. این سرویس‌ها معمولا چالش‌های امنیتی زیادی دارند و کنترل و مدیریت اسپم روی آنها بسیار دشوار است. در صورتی که تمایل به استفاده از ابزارهای متن‌باز دارید توجه داشته باشید که این روش خیلی هم بدون هزینه نیست زیرا علاوه بر هزینه هاست، باید یک یا چند نیروی متخصص خود را به صورت اختصاصی برای این کار در نظر بگیرید.
خرید ایمیل سازمانی
با خرید ایمیل سازمانی مدیریت سرویس به‌راحتی انجام شده و مدیریت و ارسال ایمیل‌ها تحت دامنه دلخواه شما انجام میشود. رقابت بین سرویس‌دهندگان ایمیل شدید است، شرکت‌های داخلی و خارجی زیادی وجود دارند که محصولات ایمیل سازمانی را در بستر ابر یا به‌صورت سرویس نصب در محل ارائه می‌دهند از شناخته‌شده‌ترین شرکت‌های خارجی در این زمینه می‌توان به گوگل، مایکروسافت و زیمبرا اشاره کرد. از آنجاییکه هزینه پیاده‌سازی، نگهداری و پشتیبانی سرویس‌های خارجی با نرخ دلار پرداخت میشود از نظر اقتصادی برای سازمان‌ها مقرون بصرفه نیست.
سرویس ایمیل سازمانی اپیک برای سازمان‌ها و موسسات بزرگی که تعداد کاربران و حجم مکاتبات ایمیلی بالایی دارند انتخابی هوشمندانه است. این سرویس ایمیل با پشتیبانی کامل از زبان فارسی در رابط کاربری تحت وب و اپلیکیشن‌های اختصاصی خود، برای کاربران فارسی زبان بسیار ساده و کاربردی است. توسعه‌پذیری، پشتیبانی ۲۴ ساعته و استفاده از ابزارهای یکپارچه ارتباطی نظیر تقویم سازمانی، فضای ابری سازمانی، فهرست مخاطبان سازمانی و … از جمله نقاط قوت این سرویس ایمیل محسوب میشود.
مزیت استفاده از ایمیل شرکتی
- استفاده از ایمیل یکی از مهم‌ترین و پایه ای‌ترین نیازها در برقراری ارتباطات می‌باشد و اغلب شرکت‌ها و افرادی که روی برندسازی شخصی خود کار می‌کنند، نیاز به یک آدرس ایمیل حرفه‌ای دارند. ایمیل شرکتی ، یک سرویس ایمیل اختصاصی است که در اختیار یک شرکت یا کسب و کار قرار دارد.
- سرویس ایمیل شرکتی روی دامنه اختصاصی شرکت تعریف میشود و مدیریت سرویس ایمیل در اختیار مدیران شرکت قرار دارد. مدیر سرویس ایمیل می‌تواند برای کارمندان شرکت حساب کاربری ایجاد کرده و پیام‌های رد و بدل شده توسط سرویس ایمیل را مدیریت کند.
- داشتن آدرس ایمیل شرکتی ، کسبوکار شما را حرفه‌ای نشان می‌دهد و همچنین هر بار که شما از یک آدرس مبتنی بر دامنه، ایمیلی به مشتریان ارسال می‌کنید نام دامنه خود را در مقابل دید آنها قرار می‌دهید و آنها را تشویق به بازدید از سایت اینترنتی خود می‌کنید.
- به‌علت اختصاصی بودن ایمیل‌های شرکتی، شما می‌توانید کوتاه‌ترین و ساده‌ترین نام را برای ایمیل خود انتخاب کنید که به‌راحتی در ذهن مخاطب باقی بماند.
- با داشتن ایمیل شرکتی، ارسال و دریافت ایمیل‌ها بصورت منظم و دسته‌بندی‌شده انجام میشود. مثلا برای هر یک از بخش‌های فروش، پشتیبانی و فناوری اطلاعات شرکت می‌توانید از آدرس ایمیل‌های مجزا استفاده کنید.
- اگر هنگام پاسخگویی به سوالات مشتریان از ایمیل شرکتی استفاده کنید تصور درستی به مشتری القا میشود و نشاندهنده این موضوع است که خدمات شرکت شما بصورت قانونی ارائه میشود.
جمع‌بندی
افراد معمولی می‌توانند جهت ارسال ایمیل‌های خود از سرویس‌های ایمیل رایگان مانند یاهو یا جیمیل استفاده کنند. اما در کسب و کارها به منظور کسب اعتبار و حرفه‌ای شدن باید نام دامنه و برند شرکت یکسان بوده و به صورت اختصاصی انتخاب شود.
استفاده از ایمیل‌های معتبر با نام دامنه اختصاصی نقش بسیار مهمی در برندسازی و افزایش اعتبار سازمان و شرکت شما ایفا می‌کند. ایمیل سازمانی هر سازمان و نهادی توسط همان سازمان مدیریت میشود و مختص به همان سازمان است. در این مقاله پس از تعریف ایمیل اختصاصی به بیان کاربردها و مزایای آن پرداختیم سپس در ادامه با روش‌های ساخت ایمیل سازمانی آشنا شدیم هرچند راه‌های ایجاد این نوع ایمیل هزینه‌بر است اما در مقابل با داشتن ایمیل شرکتی می‌توانید از قابلیت‌های متنوع آن بهره‌مند شوید.
